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Politique de confidentialité

Engagement à l’égard de la protection de la vie privée

Soins à domicile Bayshore (« Bayshore ») s’engage depuis toujours à respecter et à protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels qui sont en sa possession.

Le programme de gestion de la protection de la vie privée de Bayshore est régi par les pratiques relatives au traitement des renseignements de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
(LPRPDE),
de même que par les normes provinciales et professionnelles qui s’appliquent.

Bayshore recueille, utilise, divulgue, conserve et détruit les renseignements personnels dans le seul but de vous fournir des services de santé de grande qualité.

Le personnel de Bayshore peut s’attendre à ce que leurs renseignements personnels soient protégés de la même façon que ceux de nos clients.

Responsabilité

Chez Bayshore, tout le personnel s’engage à respecter le caractère confidentiel de vos renseignements personnels. Notre directrice du programme Qualité et gestion des risques, qui agit comme commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore, veille au respect des lois sur la protection des renseignements personnels et des pratiques de Bayshore à cet égard. Tous les membres du personnel de Bayshore sont toutefois tenus de respecter le caractère confidentiel des renseignements auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions. Pour nous en assurer, tout le personnel de Bayshore reçoit une formation sur notre programme de gestion de la protection de la vie privée et les pratiques acceptables qui s’y rapportent.

Bayshore modifiera le présent document et son programme de gestion de la protection de la vie privée, comme requis, lorsque des modifications sont apportées aux lois sur la protection de la vie privée ou aux pratiques exemplaires qui s’y rapportent.

Quels types de renseignements recueillons-nous et à quelles fins?

Le personnel de Bayshore vous demandera seulement les renseignements qui, selon nous, sont nécessaires pour vous fournir les soins et les services demandés. Nous ne recueillons pas ces renseignements de façon arbitraire. Nous réexaminons constamment nos pratiques pour nous assurer que cela demeure vrai.

Par exemple, lorsque vous demandez ou nécessitez des services de soutien à domicile ou des services de soutien à la personne, nous recueillons des renseignements sur votre état de santé général et votre aptitude à accomplir les activités de la vie quotidienne afin de mieux pouvoir évaluer les services de soutien que nous pourrions vous offrir. Pour des services infirmiers, nous effectuons une évaluation plus approfondie de votre état de santé en fonction de vos besoins et du niveau de soins requis, et conformément aux normes de l’organisme de réglementation provincial compétent.

Pour vous fournir des services, nous vous poserons peut-être des questions précises nous permettant de déterminer comment vous vous débrouillez à la maison compte tenu de votre état de santé actuel. Ces questions visent à nous aider à élaborer un plan de soins ou à mettre en place des ressources qui vous permettent de préserver votre autonomie chez vous.

Si, à un moment quelconque, il nous faut d’autres renseignements ou des renseignements complémentaires à des fins autres que les services demandés, nous communiquerons avec vous et demanderons votre autorisation.

Notre personnel mettra tout en œuvre pour s’assurer que tous les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour pour que nous puissions vous fournir les soins et les services appropriés. Nous avons besoin de votre aide à cet égard; veuillez toutefois nous informer si toute information relative aux soins dont vous avez besoin doit être modifiée. Les renseignements vous concernant ne sont pas tenus à jour après la cessation des services.

Votre permission

Au début de la prestation des services, nous vous demandons de signer un formulaire de consentement nous autorisant de façon explicite par écrit à fournir les services qui y sont décrits. Ces services peuvent inclure une évaluation des soins, la prestation des soins et la divulgation de renseignements. S’il y a une personne à laquelle vous ne voulez pas divulguer vos renseignements, en tout ou en partie, veuillez nous en informer, nous en tiendrons compte. Notre superviseure ou infirmière discutera de tous ces éléments avec vous.

Votre consentement est considéré comme valide jusqu’à la cessation des services, pourvu que les raisons pour lesquelles vous avez donné votre consentement demeurent inchangées. Vous pouvez toutefois retirer votre permission ou consentement en tout ou en partie en tout temps pendant la prestation des services. En pareil cas, le personnel de Bayshore vous informera des conséquences d’un tel retrait.

Dans le cas des personnes qui sont incapables de donner leur consentement, comme les personnes mineures, gravement malades ou handicapées mentalement, le consentement sera obtenu d’une personne autorisée, comme un tuteur, une personne détenant une procuration ou un exécuteur testamentaire.

Bayshore vous demandera votre consentement à divulguer vos renseignements personnels à des personnes ne faisant pas partie de l’équipe multidisciplinaire ou du cercle de soins, lorsqu’elle reçoit des demandes d’accès appropriées. Bayshore consigne les renseignements personnels divulgués à des tiers qui n’en ont pas besoin pour des activités quotidiennes courantes.

Veuillez communiquer avec la succursale de Bayshore de votre région si vous désirez retirer votre consentement ou en modifier les conditions.

Comment utilisons-nous les renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont utilisés dans le seul but de vous fournir les services de santé demandés. Nous communiquons seulement cette information aux personnes qui vous soignent, à l’exclusion des personnes non autorisées de votre choix. Notre infirmière examinera ce point avec vous au début de la prestation des soins et consignera vos désirs sur le formulaire de consentement. Finalement, il est possible que vos renseignements soient examinés pendant nos audits et nos activités d’amélioration de la qualité. Le cas échéant, ces activités se déroulent sans qu’il soit possible d’identifier les personnes auxquelles se rapportent les renseignements. Ces activités constituent un élément important de notre système de gestion de la qualité et nous permettent de surveiller notre rendement et d’améliorer nos services de façon continue. Nous ne divulguons JAMAIS le nom de nos clients à d’autres personnes ou organismes à des fins commerciales, c’est-à-dire nous ne vendons pas, nous n’échangeons pas ou nous ne louons pas vos renseignements personnels.

Pendant la prestation des services, Bayshore gardera vos renseignements personnels aussi à jour que possible dans le but de vous fournir les services requis. Vous devez toutefois nous aider à cet égard. Veuillez nous informer dès que possible si un changement pertinent a été apporté à vos renseignements personnels.

À qui communiquons-nous les renseignements personnels?

Au début de la prestation des services par Bayshore, et au moment de la signature du formulaire de consentement, nous vous expliquons à qui nous communiquerons en toute probabilité vos renseignements personnels, c’est-à-dire aux personnes qui font partie de votre équipe soignante multidisciplinaire ou de votre cercle de soins. Ce ne sont pas tous les employés de Bayshore qui ont accès à vos renseignements personnels simplement parce qu’ils sont à notre service et parce que vous êtes notre client. Les renseignements qui vous concernent ne sont divulgués qu’aux personnes qui s’occupent de vous. Au début de la prestation des services, ou à tout autre moment pendant la prestation des services, vous pouvez nous donner le nom de toute personne à laquelle vous ne désirez pas communiquer vos renseignements personnels (en tout ou en partie).

Dans de rares cas, la loi ou certaines autorités légales peuvent nous obliger à divulguer vos renseignements personnels, comme lorsque nous recevons une ordonnance du tribunal ou une assignation à témoigner. En pareils cas, Bayshore vérifiera l’autorité légale avant de lui divulguer les renseignements, et s’efforcera de lui divulguer uniquement ce qui est nécessaire pour satisfaire à la demande.

Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?

Bayshore continuera à avoir accès à vos renseignements personnels, même après la cessation des services. Nous conservons les dossiers des anciens clients pendant une période minimale de dix ans, ou plus si les règlements provinciaux l’exigent. Nous conservons les dossiers des enfants jusqu’à ce qu’ils deviennent majeurs et pendant une période supplémentaire de dix ans par la suite. Ces dossiers sont conservés de façon sûre dans chacune des succursales de Bayshore ou à tout autre endroit. Bayshore utilise des centres de stockage hors site dont les pratiques en matière de protection de la vie privée sont conformes aux lois pertinentes et seulement après que les centres ont signé une entente de non-divulgation. Nous tenons des registres des dossiers conservés afin de pouvoir les récupérer au besoin. Au terme de la période de dix ans, tous les renseignements personnels en notre possession, quel que soit leur format, sont détruits de manière confidentielle.

Dans certains cas, les dossiers créés par Bayshore sont conservés par d’autres organismes de soins de santé (« dépositaires de l’information sur la santé »), comme un programme de soins du gouvernement, un établissement médical ou un groupe effectuant des études cliniques. En pareils cas, ces organismes appliqueront leur propre calendrier de conservations à ces dossiers, et les demandes d’accès leur seront retransmises.

Mesures de sécurité

Bayshore considère les renseignements sur votre santé comme des données strictement confidentielles et a mis en place plusieurs mécanismes de sécurité visant à assurer leur confidentialité.

Les renseignements sont conservés de diverses façons chez Bayshore en raison de la nature de nos activités. Vos renseignements sont conservés en format électronique, dans des dossiers papier et notre personnel en prend également connaissance.

Tous nos employés reçoivent une orientation et une formation sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée et signent une entente relative à la confidentialité et au conflit d’intérêts au moment de leur embauche. Ils reçoivent en outre une formation régulière en cours d’emploi et sont informés de nos pratiques en matière de protection de la vie privée par l’intermédiaire de notre site intranet.

Les renseignements auxquels notre personnel a accès sont considérés comme confidentiels. Nos employés utilisent ces renseignements uniquement pendant l’exercice de leurs fonctions et ne les divulguent à personne. Si on demande à un membre de notre personnel de communiquer des renseignements sur un client de Bayshore, il ne communiquera pas cette information et transmettra la demande à son supérieur immédiat ou à sa supérieure immédiate.

Les renseignements personnels conservés en format électronique sont protégés au moyen de pare-feu de sécurité, de noms d’utilisateur et de mots de passe qui dictent les renseignements auxquels une personne a accès.

Les dossiers papier sont conservés dans des locaux appropriés de nos succursales auxquels seul le personnel autorisé a accès. Après les heures d’ouverture, ces dossiers sont conservés dans des aires verrouillées et sécuritaires.

Les télécopies sont transmises à des numéros préprogrammés afin d’éviter l’envoi d’informations à une personne à laquelle elles ne sont pas destinées, et sont accompagnées d’une lettre renfermant un énoncé de confidentialité expliquant au destinataire ce qu’il doit faire s’il reçoit un message par erreur.

Par ailleurs, la signature des courriels comprend un énoncé de confidentialité expliquant à la personne qui les reçoit ce qu’elle doit faire si elle reçoit le message par erreur. Si une télécopie ou un courriel est envoyé au mauvais destinataire, celui-ci est prié de communiquer avec la commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore.

Bayshore n’est pas responsable des pratiques en matière de protection de la vie privée des organismes vers lesquels les visiteurs de notre site Web sont redirigés.

Vous avez le droit de consulter les renseignements qui vous concernent

Si jamais vous désirez consulter vos renseignements personnels, vous pouvez en faire la demande par écrit à la succursale de Bayshore de votre région. Étant donné que votre dossier peut contenir des termes propres au milieu médical ou infirmier, nous vous inviterons à rencontrer l’une de nos infirmières superviseures au moment où vous consulterez votre dossier pour que celle-ci puisse répondre à toutes vos questions. Au besoin, vous pouvez obtenir une copie de votre dossier, en tout ou en partie, au besoin, en présentant une demande écrite à la succursale Bayshore de votre région. Nous aiderons toute personne qui a besoin d’aide pour préparer une demande écrite pour accéder à ses renseignements personnels.

Si vous avez une déficience sensorielle, veuillez nous en informer pour que nous puissions vous donner accès à vos renseignements dans un autre format. Au besoin, des traducteurs peuvent également être mis à votre disposition.

Veuillez noter que nous devrons peut-être recueillir d’autres renseignements pour valider l’identité et l’autorité de la personne qui présente une demande d’accès. Nous nous assurons de cette façon que seules les personnes autorisées à accéder à vos renseignements puissent le faire. Ces renseignements supplémentaires ne serviront qu’à valider la demande d’information.

Des frais raisonnables peuvent être facturés pour récupérer ou copier des dossiers, selon la nature de la demande. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des préoccupations relatives au caractère raisonnable de ces frais.

Bayshore s’efforce de répondre à toutes les demandes d’accès aux renseignements personnels dans les 30 jours. Certaines demandes pourront faire l’objet de restrictions ou être refusées. Au nombre des raisons du refus, signalons les suivantes : les renseignements demandés sont de nature confidentielle et exclusive; la divulgation des renseignements peut porter atteinte à la vie privée d’une autre personne; la divulgation des renseignements est interdite par la loi; nous pouvons également décider à notre discrétion de retenir des renseignements ou d’en limiter la divulgation si nous croyons qu’un préjudice pourrait résulter de cette divulgation.

Lorsqu’une demande d’accès aux renseignements est refusée, nous vous informerons de la ou des raisons, y compris des recours dont vous disposez.

Vous avez le droit de faire corriger vos renseignements personnels

Vous pouvez communiquer avec Bayshore pour faire corriger une erreur ou une omission dans vos renseignements personnels. Cette demande doit être faite par écrit. Bayshore effectuera la correction aussitôt que possible, dans un délai raisonnable. Si une correction ne peut pas être effectuée, Bayshore vous informera par écrit de la raison. La demande de correction et notre réponse seront conservées dans le dossier.

Si vous avez besoin de plus amples renseignements, ou si vous avez une question ou une préoccupation au sujet de Bayshore et de ses pratiques en matière de protection de la vie privée

Les personnes qui désirent formuler une plainte, poser une question ou faire part d’une préoccupation ou d’un compliment à Bayhsore au sujet de la façon dont celle-ci traite les renseignements peuvent communiquer avec elle. Une enquête approfondie sera effectuée dans tous les cas, et si une plainte ou une préoccupation est bien fondée, des mesures correctives appropriées seront prises, ce qui peut inclure la révision de la politique et des pratiques en vigueur. Les mesures correctives prises seront incluses dans notre réponse à la personne ayant formulé la plainte ou la préoccupation.

Tout le personnel de Bayshore est tenu de protéger le caractère confidentiel de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos renseignements personnels ou désirez de plus amples renseignements sur les politiques et les pratiques de Bayshore relatives à la gestion et au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec la succursale de Bayshore de votre région. Si vos préoccupations relatives à la protection de votre vie privée ne peuvent être résolues à votre satisfaction, ou si vous désirez de plus amples renseignements, votre demande sera transmise à la commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore. Vous pouvez communiquer directement avec la commissaire à la protection de la vie privée de Bayshore par courriel à privacyofficer@bayshore.ca, par téléphone au 1 800 886-9490, poste 298, ou par la poste au 2155 Dunwin Drive, Unit 10, Mississauga (Ontario) L5L 4M1.

Vous avez également le droit de communiquer avec le commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez nécessaire. Nous nous efforcerons de faire tout ce qui est notre pouvoir pour résoudre vos préoccupations, et nous vous aiderons à communiquer avec le commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous le croyez justifié.